もう迷わない！パソコン内のデータ管理方法

フォルダ管理に悩んでいる人は必見！
Windowsのある機能を利用するだけで簡単にファイル管理ができるようになります。


初めに、さまざまなサイトや雑誌でパソコン内のデータ（フォルダ）管理方法について紹介されていますが、要点をまとめると次の様になっている。
・データフォルダの階層を深くしすぎない
・定期的な断捨離
・フォルダに日付を必ずつける

これを意訳すると以下の通りになる。
↓

・階層の深いフォルダは探せないから階層はできるだけ浅くしろ
・昔のファイルが邪魔して今のファイルが探しにくいから片付けろ
・人間の記憶は時系列に従って保存さてるからそれに合わせろ

…これではそのままだが。


今回、今あるPC環境（Windows１０）のままでこれらを実現する方法を考案した。
まずは以下に用意したフォルダ構成のサンプルをご覧いただきたい。

----- ここからフォルダ構成 -----

マイドキュメント（皆さんが保存したい場所）
┣２０１７年度　（検索用フォルダ１）
┃　┣仕事
┃　┣ピアノ
┃　┣プログラミング
┃　・　┣Python
┃　・　┗VBA
┃
┣２０１６年度　（検索用フォルダ２）
┃　┣仕事
┃　┣ピアノ
・　・
・　・
・
┣総合　（検索用フォルダ０）
┃　┣17～12 演奏会
・　・
・　・
・
┣データフォルダ　（データフォルダ、基本的なデータはすべてここに保存する）
┃　┣171204 プログラミング練習2 Python
┃　┣171010 Hello world VBA
┃　┣170909 演奏会 ピアノ
┃　┣170101 プログラミング練習1 Python
┃　┣161212 Hello world Python
┃　┣160909 演奏会 ピアノ
・　・
・　・
・
┗バックアップフォルダ　（「データフォルダ」の形式で扱えないファイルをこちらに保存）
　　┣音楽
　　┣Studio One
　　┗VisualStudio

----- ここまでフォルダ構成 -----

それでは順番に説明していこう
まず、「２０１７年」、「２０１６年」、「総合」の３つは”検索用フォルダ”だ。

図：データフォルダにてPythonのタグのついたフォルダを検索した画面










ここで、子フォルダを検索しないように「現在のフォルダー」を選択した状態で「検索条件を保存」をクリックすると検索用フォルダを作成することができます。（※データファイルの場所を移動すると検索条件が変わってしまうため作り直す必要がある、このファイルはXML形式で記述されており、Saved Search File Formatから仕様を確認できる）

これで「２０１７年」フォルダから「データフォルダ」内の「Python」タグのついた2017年のフォルダすべてを簡単に検索することができる。

図：「２０１７年」フォルダ内


図：上のPythonフォルダをクリックしたところ、通常のフォルダを開くのと同じ感覚で「データフォルダ」内を検索できることがわかる



同様に、「総合」フォルダでは、検索条件を変えることで年を跨いで検索をかけることができる。
「２０１７年」、「２０１６年」、「総合」の３つの”検索用フォルダ”は直接データを保存しないものの、このように、保存されたデータへワンクリックでアクセスすることができる。


続いて、データフォルダだ。
もうお気づきかもしれないが、このデータフォルダの特徴はあらゆる種類のファイルを一元的にフラットに管理できることだ。
個々のデータフォルダの名前は「日付 名前 タグ」で構成される。
ここで、いくつもの関連項目があればタグは増やしても構わない。
（※Windowsのフォルダ名の文字数は最大255文字）
また、今のWindowsのフォルダ形式（NTFS）ではひとつのフォルダに理論上無限（HDDの容量上限）までフォルダを作成することが可能であるため、フォルダ数の上限は気にする必要がない。
イメージとしてはGooglePhotoのようなものが近いかもしれない。


最後に、バックアップフォルダだ。
これは上記の形式での保存に対応しきれないもののフォルダだ。
例えば音楽ファイルはiTunesやMediaGoなどの音楽管理ソフトが管理するし、Studio One（DTMソフト）では細かい保存先まで指定できない。Visual Studio（細かく保存先を指定できるが）などでファイル管理をソフトウェアに任せているものが挙げられる。


どうだっただろうか、この方法を使えば、日付での管理方法とフォルダ毎での管理方法のいいとこどりができる上に、次の年のフォルダを作るだけで毎年増えすぎて何が何だか分からなくなったフォルダの整理をする必要もない。
唯一タグ付けが面倒に感じるかもしれないが、逆にそれにだけ気を付ければあとには特別なファイル管理は必要ないのだ。
もし年末のデータ整理でファイルの管理が面倒になった方は参考にしていただきたい。